Nouveau dirigeant : qui prévenir et avec quelle lettre
L'inscription au registre ne prévient personne. Suivez la liste dans l'ordre, cochez au fur et à mesure, et générez la lettre type de chaque interlocuteur, pré-remplie avec votre société.
- Banque, assureur, partenaires, caution
- Lettres Word, générées dans votre navigateur
- Coches gardées sur cet appareil
Qui prévenir, dans l'ordre
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Obtenir le Kbis à jour
C'est la pièce que tous vos interlocuteurs demanderont : l'inscription au registre ne prévient personne d'autre. Le SIREN, le SIRET et la forme de la société ne changent pas.
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La banque
Révoquer les pouvoirs de l'ancien dirigeant, habiliter le nouveau (signature, accès en ligne, moyens de paiement). Joignez le Kbis à jour, le procès-verbal et la pièce d'identité du nouveau dirigeant. L'IBAN ne change pas.
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Les cautions personnelles de l'ancien dirigeant
Le départ ne libère pas, à lui seul, l'ancien dirigeant des cautions données pour la société. Recensez-les et demandez la mainlevée par écrit, Kbis à l'appui ; la banque peut la refuser ou demander une caution de remplacement.
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URSSAF, caisse de retraite, mutuelle et prévoyance
Affiliation du nouveau dirigeant selon son régime (travailleur non salarié pour un gérant majoritaire, assimilé salarié pour un président de SAS ou un gérant minoritaire rémunéré) ; sortie de l'ancien. Vérifiez que la mise à jour a bien été faite.
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L'assureur
Mise à jour du dirigeant sur les contrats (responsabilité civile, responsabilité des dirigeants, multirisque, homme-clé). Demandez une confirmation écrite.
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L'administration fiscale
Le changement est transmis par le guichet unique ; vérifiez l'accès du nouveau dirigeant à l'espace professionnel impots.gouv.fr et les délégations.
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L'expert-comptable
Pour les mandats, les accès et les déclarations qu'il dépose au nom de la société.
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Les principaux clients et fournisseurs
Pour qu'ils sachent qui signe et qui contacter. Les contrats en cours ne changent pas : la société reste la même.
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Le bailleur
Le cas échéant, pour le bail des locaux : la société locataire reste la même, seul son représentant change.
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Outils, plateformes et délégations internes
Accès en ligne, délégations de signature, signatures des documents commerciaux : les mentions obligatoires (dénomination, SIREN, siège) ne changent pas, les signataires si.
Liste indicative, établie d'après les démarches habituelles après un changement de dirigeant. Vos contrats peuvent prévoir d'autres obligations d'information.
L'inscription au registre ne prévient personne
Une fois le dossier déposé et le Kbis à jour, le changement est opposable aux tiers. Mais aucun de vos interlocuteurs n'en est informé automatiquement : la banque garde les pouvoirs de l'ancien dirigeant tant qu'on ne lui a rien demandé, l'assureur ne connaît que le dirigeant inscrit au contrat, les partenaires continuent d'écrire à l'ancien interlocuteur. D'où l'ordre proposé : le Kbis d'abord, la banque et les cautions ensuite, puis les organismes sociaux, l'assureur, l'administration et les partenaires.
La banque, en priorité
La lettre à la banque demande la révocation des pouvoirs de l'ancien dirigeant et l'habilitation du nouveau, pour la signature, les accès en ligne et les moyens de paiement. Joignez l'extrait Kbis à jour, le procès-verbal de la décision et la pièce d'identité du nouveau dirigeant ; selon les exigences de votre établissement, un justificatif de domicile ou un spécimen de signature peuvent être demandés. La signature de l'ancien dirigeant, à côté de celle du nouveau, facilite la mise à jour. Gardez une preuve de l'envoi.
Les cautions de l'ancien dirigeant
Le départ ne libère pas l'ancien dirigeant des cautions personnelles qu'il a données pour la société. Recensez les engagements concernés et demandez la mainlevée par écrit, Kbis à l'appui ; la banque peut accepter, refuser, ou demander une caution de remplacement au nouveau dirigeant.
Les organismes sociaux
Le régime social du nouveau dirigeant dépend de sa fonction : travailleur non salarié pour un gérant majoritaire de SARL, assimilé salarié pour un président de SAS ou un gérant minoritaire rémunéré. Vérifiez son affiliation, et la sortie de l'ancien dirigeant, auprès de l'URSSAF, de la caisse de retraite, de la mutuelle et de la prévoyance.
Les partenaires
Une lettre simple suffit pour les clients, les fournisseurs, le bailleur et l'expert-comptable : elle annonce le nom du nouveau dirigeant et la date de sa prise de fonction, rappelle que la société, son SIREN et les contrats en cours ne changent pas, et demande la mise à jour de l'interlocuteur.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Est-on obligé d'envoyer une lettre pour annoncer un changement de dirigeant ?
Non : aucun texte n'impose de lettre d'information. Mais l'inscription au registre ne prévient personne : la banque, l'assureur, les organismes sociaux et les partenaires doivent être informés pour mettre à jour les pouvoirs, les contrats et les interlocuteurs.
Quand prévenir la banque ?
Dès que le Kbis à jour est disponible : c'est la pièce que la banque demandera, avec le procès-verbal et la pièce d'identité du nouveau dirigeant. Jusque-là, les pouvoirs de l'ancien dirigeant restent en place sur les comptes.
L'ancien dirigeant reste-t-il caution de la société ?
Oui, tant que la banque n'a pas accordé la mainlevée : le départ ne libère pas, à lui seul, des cautions personnelles. Il faut en faire la demande par écrit ; la banque peut refuser ou demander une caution de remplacement.
Le numéro SIREN ou l'IBAN changent-ils ?
Non. Le changement de dirigeant ne modifie ni le SIREN, ni le SIRET, ni la forme de la société, ni ses coordonnées bancaires : seul le représentant légal change.
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